大型活動(dòng)的策劃方案中需要包括詳細(xì)的分工（具體到人）和需要完成的時(shí)間。
會(huì)務(wù)準(zhǔn)備時(shí)列出物資清單為佳，同時(shí)派專(zhuān)人落實(shí)和保管，以免遺忘或者遺失；
一般要準(zhǔn)備主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)席卡，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水，主席臺(tái)發(fā)放 的文件材料(通常需要用粉紅紙打印)，筆，鮮花，研會(huì)旗幟，國(guó)歌磁帶等； 4. 一般至少需要提前2小時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)4.留足布置會(huì)場(chǎng)的時(shí)間，與會(huì)人員需要提前半 小時(shí)開(kāi)始入場(chǎng)。
6. 所借的音響設(shè)備必須事先調(diào)試，確保萬(wàn)無(wú)一失；如有必要，還要準(zhǔn)備錄音筆、 mp3等現(xiàn)場(chǎng)錄音設(shè)備（也須調(diào)試），并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)；
7. 如果現(xiàn)場(chǎng)需要播放ppt，需事先將所有需播放PPT拷入筆記本電腦，放至桌面文 件夾，并按次序加前綴，需要事先調(diào)試投影儀位置，調(diào)試好分辨率等；
8. 大型活動(dòng)需事先制作議程PPT，一項(xiàng)議程一頁(yè)P(yáng)PT，字體大一點(diǎn)，可適當(dāng)配相關(guān) 圖片，配合主持人介紹時(shí)播放議程PPT，注意電腦屏幕顯示效果跟投影效果往往有 較大差異，字體顏色和背景色間的對(duì)比可能需要調(diào)整.
9. 大型活動(dòng)還須設(shè)簽到席，派專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽到；
10. 所有大型活動(dòng)必須聯(lián)系研報(bào)安排同學(xué)攝影和攝像,并寫(xiě)新聞稿。重大活動(dòng)需要 聯(lián)系校新聞中心許爾傳攝像，劉暢老師攝影，并于會(huì)后交新聞稿.11. 議結(jié)束后清點(diǎn)物資并整理干凈后才能離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)，以免遺失所帶的物資。
12. 活動(dòng)結(jié)束后應(yīng)該主動(dòng)及時(shí)將新聞稿、照片和活動(dòng)總結(jié)發(fā)送給相關(guān)負(fù)責(zé)人,并在BBS研會(huì)版上發(fā)貼總結(jié)并虛心聽(tīng)取大家意見(jiàn).
